Automatización del flujo de trabajo de gestión de gastos.
Hemos transformado un flujo de trabajo manual, con un montón de correos electrónicos, para la gestión de gastos y aprobaciones en una capa de automatización perfecta, basada íntegramente en Google Sheets, Drive, Gmail y Looker Studio. El sistema gestiona de forma eficiente y automática la recopilación de facturas, las aprobaciones multinivel, la elaboración de informes y las notificaciones a los proveedores.
Digital Media Company
Medios digitales
Cliente Socio
Una empresa de medios digitales en rápido crecimiento se asoció con Purple Block para optimizar la gestión de gastos y los flujos de trabajo de aprobación a medida que ampliaban sus operaciones.
El Reto
A medida que los equipos crecían y las transacciones se multiplicaban, las operaciones financieras del cliente comenzaron a mostrar signos de tensión. Se enfrentaban a dos retos importantes:
Aprobaciones manuales y fragmentadas de facturas y pagos.
- Las facturas se recibían, compartían, verificaban, aprobaban y pagaban, todo mediante una combinación de cadenas de correos electrónicos y hojas de Excel.
- Cada paso, desde la presentación del proveedor hasta el pago final, requería que varios miembros del equipo actuaran a mano, lo que provocaba retrasos, malentendidos y frecuentes comprobaciones del estado.
- El seguimiento de los ID de las transacciones, la confirmación de los pagos y la actualización de los proveedores se gestionaban de forma ad hoc, lo que generaba riesgos de auditoría y cumplimiento normativo.
Informes financieros engorrosos y propensos a errores
- Los informes mensuales se hacían a mano desde cero, sacando las transacciones del extracto del banco, etiquetándolas por proveedores y calculando los ingresos frente a los gastos.
- A medida que aumenta el volumen de transacciones, se te complica más evitar errores (por ejemplo, facturas perdidas, categorización incorrecta o impuestos que no cuadran, como el IVA/Retención).
- Los informes carecían de filtros para desglosar el rendimiento por zona geográfica, proyecto o departamento, lo que limitaba la toma de decisiones empresariales.
Requisitos del sistema
- El equipo financiero quería mantener la configuración actual de Google Workspace, pero automatizar los flujos de trabajo clave para reducir la fricción y mejorar la visibilidad.
Nuestro Solución
Recopilación y análisis automatizados de facturas.
- Ahora los proveedores envían las facturas por correo electrónico a una dirección centralizada.
- Un bot en segundo plano escanea esta bandeja de entrada y sube los archivos adjuntos a una carpeta específica de Google Drive.
- Un analizador sintáctico con inteligencia artificial procesa cada factura y actualiza una hoja de cálculo maestra de Google, extrayendo los nombres de los proveedores, los valores de las facturas, las descripciones de los servicios y las fechas.
- El equipo financiero sube los estados de cuenta bancarios mensuales a una carpeta aparte en Drive y, de manera similar, los analiza en la hoja maestra para su conciliación.
Flujo de trabajo de aprobación en varios pasos
- La hoja maestra actúa como fuente única de información veraz para todos los registros de facturas y pagos.
- Cuando registras una nueva factura, el sistema manda mails automáticos a las partes interesadas en una secuencia predefinida: Verificación → Aprobación L1 → Revisión financiera → Aprobación final → Procesamiento del pago.
- Cada parte interesada tiene una columna de aprobación bloqueada, y las actualizaciones de estado activan automáticamente la siguiente acción mediante alertas por correo electrónico.
- Una vez que agregas un ID de transacción después del pago, el sistema notifica al proveedor correspondiente, lo que elimina la necesidad de hacer seguimientos manuales.
Informes en tiempo real y panel de control de pérdidas y ganancias.
- Con Looker Studio, se armó un panel en vivo sobre la hoja maestra.
- Como líder empresarial, ahora puedes hacer un seguimiento de: gastos totales frente a ingresos, gastos por categoría, rentabilidad por ubicación y tendencias por proveedor.
- Los filtros te permiten aislar las vistas de distintas ciudades, unidades de negocio o períodos de tiempo, sin tocar los datos brutos.
El Impacto
| Métrica clave | Mejora aproximada. |
|---|---|
| Ciclo de aprobación | De 3 a 5 días a menos de 24 horas. |
| Esfuerzo manual | Reducción del 60-70 %. |
| Errores de seguimiento | Desajustes manuales casi nulos. |
| Visibilidad financiera | Paneles de control en tiempo real. |
| Comunicación con los proveedores | Notificaciones totalmente automatizadas. |
Esta solución optimizó todo el flujo de trabajo financiero, lo que dio como resultado una reducción del ciclo de aprobación de pagos de 3 a 5 días a menos de 24 horas, una reducción estimada del 60 al 70 % en el tiempo dedicado a la recopilación y verificación de facturas, la transición a una única fuente de información con casi cero discrepancias manuales, paneles de control en tiempo real para el seguimiento de ingresos y gastos en todas las geografías, y notificaciones automáticas para las confirmaciones de pago. Todo esto se logró sin necesidad de herramientas adicionales, ya que se creó íntegramente en Google Workspace, sin necesidad de capacitación ni de nuevos sistemas. Purple Block sigue apoyando las mejoras, incluyendo el acceso por niveles, la capacidad de respuesta en celulares y los resúmenes de informes generados por los agentes.
“La automatización del flujo de trabajo ha transformado nuestras operaciones financieras. Lo que antes te tomaba días de trabajo manual ahora se hace de forma automática, lo que te permite dedicar más tiempo al análisis financiero estratégico en lugar de andar pidiendo aprobaciones o conciliando estados de cuenta.”
Director financiero
Empresa de medios digitales
En un En pocas palabras
Transformamos un flujo de trabajo manual, con un montón de correos electrónicos, para el manejo de gastos y aprobaciones en una capa de automatización perfecta, sin cambiar las herramientas que el equipo ya utilizaba. El sistema, creado íntegramente en Google Sheets, Drive, Gmail y Looker Studio, se encarga de la recopilación de facturas, las aprobaciones de varios niveles, la elaboración de informes y las notificaciones a los proveedores, de forma automática. Esto redujo el esfuerzo, mejoró la visibilidad y permitió al equipo financiero trabajar de forma más inteligente, no más dura.
