Conglomerado industrial: automatización del procesamiento de facturas.
Hemos desarrollado una solución inteligente de automatización de facturas que extrae datos de diversos formatos de factura, los valida con las órdenes de compra, genera notas de recepción de mercancías y actualiza la plataforma ERP en tiempo real, transformando un proceso manual y propenso a errores en un flujo de trabajo digital optimizado.
Indian Industrial Conglomerate
Fabricación
Cliente Socio
Un gran conglomerado industrial de la India que supervisa múltiples plantas de fabricación con cadenas de suministro complejas y relaciones con proveedores de gran volumen.
El Reto
El cliente se enfrentaba a importantes cuellos de botella operativos en tus procesos de cuentas por pagar:
Ingresa los datos de forma manual.
- Los miembros del equipo financiero metían a mano los datos de cada factura en su plataforma ERP (por ejemplo, números de factura, descripciones de artículos, detalles fiscales), lo que muchas veces generaba errores de transcripción.
- El proceso fue lento, sobre todo por los distintos formatos de factura y la calidad inconsistente.
Compleja validación de órdenes de compra (PO)
- Emparejar cada factura entrante con su orden de compra correspondiente te consumía mucho tiempo.
- Cualquier discrepancia en los datos requería comprobaciones adicionales, lo que retrasaba aún más la aprobación de las facturas y los ciclos de pago.
Creación tardía de notas de recepción de mercancías (GRN)
- Una vez validada la factura, la generación de un GRN requería pasos manuales adicionales, lo que provocaba más retrasos en el proceso general de compra y pago.
Falta de visibilidad en tiempo real
- Los equipos financieros tenían dificultades para obtener información inmediata sobre las facturas pendientes y las obligaciones debido a la lentitud del flujo de trabajo manual.
- La falta de actualizaciones automáticas de la plataforma ERP significaba que las decisiones a menudo se basaban en datos obsoletos o incompletos.
Nuestro Solución
Captura de facturas con tecnología de inteligencia artificial.
- Aprovechamos la inteligencia artificial generativa y los modelos de lenguaje grandes (LLM) para procesar y extraer de forma inteligente información crítica (número de factura, referencia de pedido, datos fiscales, etc.) de facturas de distintos formatos y calidades.
- Se usó tecnología OCR tradicional como capa de validación para chequear los datos que extrae la IA, lo que garantiza la máxima precisión.
- Se implementó una lógica de verificación automática de errores para reducir los errores de transcripción y aumentar la precisión de los datos.
- Se han creado capacidades de aprendizaje adaptativo para mejorar la precisión del reconocimiento con el tiempo, sobre todo para los formatos de facturas recurrentes de proveedores.
Emparejamiento automático y generación de GRN
- Desarrollé un motor basado en reglas para comparar los datos extraídos de las facturas con las órdenes de compra existentes en el sistema ERP.
- Automatiza la creación de notas de recepción de mercancías (GRN) para las líneas que coinciden, al tiempo que señala las discrepancias para que las revises rápidamente.
- Se implementaron flujos de trabajo de validación con umbrales de aprobación configurables basados en los niveles de discrepancia y los valores de las facturas.
Integración ERP en tiempo real
- Crea conexiones API seguras para permitir un intercambio de datos fluido entre el sistema de automatización y la plataforma ERP del cliente.
- Garantizó que las facturas autorizadas y los GRN se sincronizaran directamente con el sistema ERP, lo que permitió reflejar casi al instante las obligaciones financieras y los movimientos de inventario.
- Se implementaron registros de auditoría y registros de transacciones exhaustivos con fines de cumplimiento normativo y resolución de problemas.
Panel de análisis e informes
- Se ha creado un panel de control centralizado para darte visibilidad en tiempo real del estado del procesamiento de facturas, las obligaciones pendientes y los casos excepcionales.
- Implementé el seguimiento de KPI para medir el rendimiento del sistema y las métricas financieras (por ejemplo, tiempos de procesamiento, tasas de aprobación, ciclos de pago).
- Desarrollé informes personalizables para la supervisión de la gestión y la optimización operativa.
El Impacto
| Métrica clave | Mejora aproximada. |
|---|---|
| Tiempo de procesamiento | Te ofrece más de un 50 % más de velocidad en la entrega. |
| Reducción de errores | Reducción de aproximadamente el 80 % en los errores de introducción de datos. |
| Visibilidad financiera | Actualizaciones diarias del ERP. |
| Eficiencia del personal | Reducción del 30-40 % en tareas repetitivas. |
Al automatizar el flujo de trabajo de facturación a GRN e integrarlo con la plataforma ERP del cliente, mejoramos significativamente la eficiencia del proceso, la precisión de los datos y la supervisión financiera. La implementación resultó en una reducción de más del 50 % en el tiempo de validación y aprobación de facturas, una disminución de alrededor del 80 % en los errores de ingreso de datos gracias al OCR y al matching automatizado, actualizaciones diarias del sistema ERP que entregan información casi instantánea sobre las obligaciones pendientes y una reducción del 30-40 % en las tareas repetitivas, lo que permite que los equipos financieros se enfoquen en el trabajo estratégico. La solución no solo agilizó el flujo de trabajo de procesamiento inmediato de facturas, sino que también mejoró las relaciones con los proveedores gracias a pagos más puntuales y proporcionó a la dirección mejores datos financieros para la toma de decisiones.
“El sistema de automatización de facturas ha transformado nuestras operaciones financieras. Lo que antes llevaba días, ahora se hace en horas, con muchos menos errores. Por fin, nuestro equipo puede centrarse en el análisis financiero en lugar de en la entrada de datos, y hemos ganado una visibilidad sin precedentes de nuestras cuentas por pagar en todas nuestras unidades de fabricación.”
Director financiero
Conglomerado industrial indio
En un En pocas palabras
Hemos reemplazado un proceso lento y propenso a errores por una solución digital que captura automáticamente los datos de las facturas, los valida con las órdenes de compra, genera el GRN y actualiza el ERP en tiempo real. Al reducir la intervención manual, los equipos de los socios pueden centrarse en tareas de mayor valor y la organización obtiene una visión más transparente de sus compromisos financieros.
